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浅谈党委办公室文秘人员的业务素养

时间: 2013-02-23 栏目: 文秘工作

浅谈党委办公室文秘人员的业务素养

  浅谈党委办公室文秘人员的业务素养
  
  作者/ 吴映红
  
  党委办公室文秘人员的素养,事关党委机关的窗口形象和精神面貌, 体现着办公室人员的能力水平和表率作用。办公室人员的基本素养, 除了忠诚、品端、, 最主要的是从事办公室工作所必备的业务素养。党的十八大对全面建成小康社会作出了总体部署, 如何充分发挥好党委办公室作用, 履行好党委办公室使命, 对于办公室人员提升业务素养提出了更高要求。
  
  一、提升“能说” 的素养。说话体现修养, 能说会道是办公室文秘人员的一项基本功。上传下达、综合协调、参谋助手、督查指导, 做好为领导、为机关、为基层的“三服务”, 都需要文秘人员具备一定的口头表达能力。讲话是一门语言的艺术。口头语言与书面语言是有差异的。强调办公室人员“能说”, 并不是要求办公室人员一定要伶牙俐齿、油腔滑调、滔滔不绝, 而是要善沟通、善协调、善请示、善汇报、善劝导, 言不在多, 而在于精、准、到位, 什么该说、什么不该说、什么时机说、什么身份说、说什么、怎样说, 都要讲究技巧。有时要“沉默是金”“无声胜有声”, 有时要敢说善说、妙语连珠,有时要插话补话、恰到好处, 更多的时候要少说多干、“行胜于言”。同时, 要注意说话口吻、语气和身份, 话前思考, 不能口无遮拦、信口开河。
  
  二、提升“能写” 的素养。这是办公室文秘人员最重要的一项基本功。顾名思义,文秘人员要能“文”, 以文立足, 以文辅政,具备较强的文字表达能力。办公室离不开一个“写” 字, 文稿是办公室的“主要产品”,是参谋服务的重要载体。公文写作特别是起草领导讲话稿, 是办公室工作绕不开的话题。文无定法但有法, 起草公文特别是讲话稿务求“对路、新颖、深刻、周全、凝练”。(1)
  
  “对路”。即文稿要对领导的路、对形势的路、对场合的路、对文体的路, 如此则事半功倍。文秘人员不是领导, 但一定要学会领导思维,做到“身在兵位, 心谋帅事”, “身居后台,心想前台”, 努力从领导的角度、以领导的思维来思考和处理问题。只有写到领导心坎上,反映出领导真实的思想、政策和理论水平,才能达到目的, 尽到“外脑” 职责。同时,公文要有很强的针对性和鲜明的时代特征,符合上级精神、本地实际、时事特点, 符合讲话者、听众的特定身份, 做到把握上情、下情、外情, 、上级话、外地话” 化为“地方话”。(2) “新颖”。“文似看山不喜平”, “人惟求旧, 物惟求新”。文贵出新, 文章最忌无特色、暗淡无光, 但创新文稿写作不是哗众取宠、标新立异, 而是在坚持好的文风的基础上, 准确领会上级精神, 紧密结合本地实际, 深入思考, 精心提炼, 表达真知灼见, 概括出新的思想、思路、观念、见解、方法、经验、对策, 做到立意新、结构新、角度新、内容新、语言新,言人之所未言, 悟人之所未悟, 让听众受到启发、印象深刻。(3) “深刻”。(文秘工作 www.7ban.cn)出新与深刻是相统一的, 出新的前提是思想深刻、发人深省, 深刻必须见解独到、给人启迪。“文以载道”, “意与理胜, 则文字自然超众”, 任何文章失去思想依托, 就是无本之木、无源之水。深刻是针对文章思想性而言的, 好的文章立意深远、见解深刻、说理透彻, 具有思想性、针对性、可操作性。文秘人员既要文笔好更要有思想, 站得高、想得远、挖得深、说得透, 使起草的讲话稿有纵深感,而不能老生常谈、人云亦云、照搬照抄、“返销” 观点、虚张声势, 这是思想贫乏、文风不正的表现。为此, 要有“掘井” 的功夫, 只有开掘得深而准, 才能打出思想的深井; 要有“提纯” 的功夫, “沙里淘金”, 提炼出主题和观点, 使文章思想深刻; 要有“整合” 的功夫, 处理好求全与求深的关系, 既要兼顾到面又不能面面俱到, 既要展得开又要收得拢; 要有“识珠” 的功夫, 练就慧眼, 善于从平凡工作中挖掘出不平凡。(4) “周全”。起草讲话稿时要虑事周全, 做到统筹兼顾、瞻前顾后、严谨构思, 在统筹兼顾中突出重点, 在突出重点中统筹兼顾, 注意不说过头话, 少点绝对化, 多点辩证法, 把握好分寸, 经得起推敲,防止片面性。同时, 要注意纵向、横向的衔接和前后观点、提法的呼应; 在整体布局上尽量体例完整, 增强内在逻辑性和外在结构美, 做到眉清目秀、和谐一体、浑然天成。(5)
  
  “凝练”。“板凳愿坐十年冷, 文章不写一句空。” 公文的特点就是平实、质朴, 用数据、事实说话, 论点鲜明、论证有力、论据充分。为此, 要倡导平实文风, 不惜反复修改, 锤炼语言文字, 使文章言之有物、言之有据。一篇好文章要围绕某个或某些问题解剖“麻雀”,深挖下去, 去伪存真, 忌东拼西凑、四面“开塘”、浮在表面。
  
  三、提升“能干” 的素养。即要能办事、会办事、办成事, 让领导放心、让机关满意、让基层称道, 要能独挡一面, 招之即来, 来之能战, 战之能胜, 体现过硬的执行力。(1)倾注心力干事。“世上无难事, 只怕有心人”,“精诚所至, 金石为开”, 人的潜力是无穷的.。做事要倾注责任心, 每一项工作, 无论事情大小、任务轻重, 都要认真对待、扎实做好。要虑事周全、办事认真、遇事冷静, 能够静得下心神、耐得住寂寞、忍得住清苦, 做到坚守平凡、不甘平庸、竭尽心力、精细操作。做事要讲究方法, 做到大事细办、轻事重办、熟事生办、缓事急办、急事稳办、特事特办。(2)勤勉高效干事。“业精于勤, 荒于嬉; 行成于思, 毁于随。” 人勤春早, 勤能补拙, 勤能生智, 天道酬勤。如果思想空虚、意志消沉、精神懈怠、责任心丧失、进取心泯灭, “懒散”的思想就会乘虚而入、占领阵地。办公室人员要勤勉、勤快、勤奋, 做到“眼勤、手勤、嘴勤、腿勤、脑勤、心勤”, 眼观六路, 耳听八方, 机智灵活, 见事早、反应快、悟性强。对领导交办的工作即说即办, 对手头的事情要日清日毕。学习要靠积累, 工作却不能积压。办公室多数工作要速战速决、快刀斩乱麻, 而不能拖泥带水、拖沓积压。工作上的“拖”, 不但不能轻松、减压, 反而会丧失主动权, 使得工作量、工作压力、工作焦虑感倍增。当然,工作要分清轻重缓急、突出重点、质效并重,不能忙中出错、快中出乱、粗制滥造, 否则就会欲速则不达。(3) 细致严谨干事。办公室工作无小事, 处处是窗口、人人是形象、事事是细节, 往往一个环节出错, 就会牵一发而动全身, 带来严重后果甚至影响全局。办公室工作要追求“百密而无一疏” 的“零差错”, 防止因1%的疏忽而导致100%的失败, 务求有条不紊、井然有序、天衣无缝。文秘人员要牢记“细节决定成败”, 善于从大处着眼, 从细节和小事做起, 养成举轻若重的工作态度和心细如发的职业习惯, 做好每件事情的每个环节和细节, 把严之又严、细之又细、慎之又慎的工作作风贯穿于办文、办会、办事的全过程,克服麻痹大意和侥幸心理, 切忌心不在焉、草率行事, 切忌粗制滥造、敷衍了事, 切忌粗心大意、马虎误事。(4) 质效并重干事。质量与效率并重是做好工作的最高标准。质与效是相辅相成的, 没有质量就谈不上效率, 没有时效就没有追求质量的意义。办公室工作要在保质前提下提速, 提速要有质量保证。一般而言, 应急性工作偏重于效率, 时效性不强的工作偏重于质量。办公室工作具有一定的重复性、周期性和规律性。办公室人员不但要把做了千百遍的工作做对还要做好, 力求“高标准、过得硬”, 而不能满足于“一般化、过得去”。(5) 恰到好处干事。办文、办会、办事要“见事不见人”, 做到事毕人退, 甘于幕后, 为人作嫁, 这是一种责任更是一种境界。事情办得圆满, 是分内之事、应尽之责, 复命是必要的, 但不能邀功摆好, 更不能揽功诿过、喧宾夺主。
  
  四、提升“能谋” 的素养。办公室工作的第一要义是服务。办公室的参谋助手作用主要体现在政务、事务服务两大块, 其中事务服务是基础、是保障, 政务服务是主体、是关键, 服务的“供给线” 必须跟进领导的“需求线”。(1) 政务服务突出“高站位”。
  
  在政务参谋中, 要足智多谋, 献良策、出精品、当高参, 发挥“参谋部” “左右手”“笔杆子” 作用, 站在“三个高度” 搞好参谋服务: 要站在全局的高度参谋, 把握全局,考虑周全, 不但重大问题要考虑全局, 细节问题也要考虑全局; 要站在领导的高度参谋,领会上级精神, 贴近领导思路, 领会领导意图, 跟上领导节拍, 同时进行独立思考, 提出独到见解, 做到情况明、想得全、把得准,使参谋思维与领导思维“同频共振”; 要站在前瞻的高度参谋, 力求想在领导之先, 谋在领导之前, 考虑问题尽可能快半拍、早半拍,凡事想得远一点, 思考得深一点, 务求参到点子上, 谋到关键处。(2) 事务服务突出“精细化”。事务保障服务的目的就是要为领导“减负”, 使领导省心不操心, 有更多精力谋划大事。事务服务包括后勤、接待等事务服务和会务、协调等具有事务性质的服务,事务服务的基本要求是周密、细致、主动、应急。办公室工作具有从属性特点, 要善于化被动为主动, 增强能动性。办公室既承担着很多常规服务工作, 还承担着很多临时、突发、应急性工作, 甚至还有很多看不到的工作。尽管工作繁忙, 但要抽出时间来思考,做到“忙于事务而不陷于事务”, 务求参谋服务有深度、高质量, 保障服务精细、到位。
  
  五、提升“能容” 的素养。“海纳百川,有容乃大。” 办公室人员“能容” 主要体现在: (1) “博学”。“腹有诗书气自华”, 办公室是各项工作的“集大成者”, 特别是现在各级领导学识水平高, 工作节奏快, 办公室人员只有加强学习, 按照“多面手” “材料库” “活字典” 的要求, 见贤思齐, 见好就学, “取法乎上”, 使头脑经常处于“有准备” 的状态, 做到学有所长、干有所精, 同时拥有一门“核心竞争力”, 才能适应办公室工作的高要求。(2) “积累”。这包括修为的积累、知识的积累、资料的积累。要“搜尽奇峰打草稿”, 厚积薄发, 而不能“书到用时方恨少”。文秘人员要尽可能地占有和掌握资料, 分门别类建立资料库, 并能够驾驭资料, 不为资料所累。(3) “大度”。办公室要有无形的凝聚力, 互敬、互帮、互谅, 能够容人之长、之短、之功、之过, 多记他人好处, 多看他人长处, 多想他人难处, 做到严于律己、坦诚相待, 而不能胸襟狭窄、相互提防。(4) “协作”。办公室要有团队精神。中华民族的“筷子文化”, 本质上是和谐文化, 其精髓在于二者互相配合、步调协调、缺一不可。要取得事业成功, 离不开他人关心、支持与合作。办公室工作点多面广, 很难保证不出任何疏漏, 为此要相互帮助、团结协作、补台补位、拾遗补阙。(5) “补短”。“寸有所长, 尺有所短。” 办公室文秘人员要正视差距、差错和失误, 加长“短板”, 增加容量。要正确对待批评, 善意的批评是“恨铁不成钢”, 对事不对人。要以良好心态对待批评, “有则改之, 无则加勉”, 把领导的批评当作鞭策和激励, 而不是前进的压力和包袱。
  
  (作者单位:江西省遂川县委办公室)

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